Poziom narzędzia: Podstawowe
Moment użycia: Zanim ruszy projekt
Czym jest
Karta definicji sukcesu to narzędzie pomagające określić, po czym poznamy, że projekt się powiódł.
Polega na zdefiniowaniu patrząc z perspektywy różnych grup interesariuszy:
- czym w danym projekcie jest sukces
- jakie wskaźniki pozwolą go ocenić
- skąd będą pochodzić dane potrzebne do pomiaru
- kto w zespole odpowiada za zebranie tych danych
Celem jest doprecyzowanie, co w tym projekcie będzie oznaczało sukces, dla kogo i po czym zostanie to rozpoznane.
Dlaczego to ważne
W projektach sportowych często zakłada się, że sukces „będzie widać”.
Frekwencja była dobra.
Wydarzenie odbyło się bez większych problemów.
Świadczenia dla partnerów zostały zrealizowane.
A jednak po projekcie może się okazać, że różne strony oceniają go inaczej.
- klub liczył na nowych zawodników,
- sponsor oczekiwał mocniejszej ekspozycji,
- samorząd chciał większego zaangażowania mieszkańców,
- organizator koncentrował się głównie na sprawnej realizacji.
Jeśli kryteria sukcesu nie zostaną ustalone wcześniej, projekt może być dobrze zorganizowany, a mimo to nie zostać uznany za sukces.
Jak z nim pracować
Krok 1 – zidentyfikuj kluczowych interesariuszy
Na początku należy wskazać najważniejsze grupy interesariuszy wydarzenia, które bezpośrednio są zainteresowane rezultatem projektu.
Krok 2 – określ czym jest sukces dla każdej z grup
Dla wskazanych interesariuszy zdefiniuj czym będzie dla nich sukces projektu.
Krok 3 – wskaż mierniki
Dla każdej definicji sukcesu należy określić wskaźniki, które pozwolą ocenić czy sukces został osiągnięty.
Krok 4 – określ źródło danych
Przedstaw, skąd będą pochodzić dane potrzebne do pomiaru wskaźników.
Krok 5 – wybierz kluczowe definicje sukcesu
Nierzadko oczekiwania różnych grup będą rozbieżne. Nie da się pogodzić wszystkiego, stąd należy wybrać 2-3 pozycje, które będą obowiązywały dla całego projektu.
Krok 6 – nie zapomnij o weryfikacji
Aby potwierdzić, że faktycznie osiągnięto wskazane mierniki sukcesu, wskaż co, kiedy i przez kogo zostanie zweryfikowane.
W zależności od skali
Mały projekt
Kartę można wypełnić w 2-4 osoby podczas krótkiej rozmowy roboczej. Zespół identyfikuje najważniejszych interesariuszy wydarzenia i wspólnie określa, po czym każda z tych grup pozna, że projekt był udany. Jeśli jest możliwe, weryfikuje ustalenia z tymi interesariuszami.
Średni projekt
Warto, aby kartę wypełnił mały zespół projektowy reprezentujący różne obszary projektu (np. organizację, komunikację, relacje z partnerami). Po zebraniu odpowiedzi należy zweryfikować je z najważniejszymi interesariuszami projektu.
Duży projekt
Najlepiej przeprowadzić warsztat, w którym poza członkami zespołu wezmą udział również kluczowi interesariusze. W ten sposób będą mogli sami przedstawić swój punkt widzenia, a także będzie możliwe sprawdzenie czy oczekiwania poszczególnych grup są spójne i możliwe do pogodzenia w jednym projekcie. Interesariusze powinni zatwierdzić uzgodnione kryteria sukcesu i mierniki.
Metody pracy, które możesz wykorzystać
- indywidualne odpowiedzi + porównanie
- warsztat moderowany
- wspólna praca na tablicy
- konsultacja z kluczowymi partnerami
Najczęstsze błędy
- utożsamienie sukcesu wyłącznie z dobrą organizacją
- brak rozróżnienia między sukcesem operacyjnym a projektowym
- definiowanie sukcesu tylko z perspektywy organizatora
- wpisywanie ogólników typu „promocja sportu” albo „zadowolenie uczestników”
- brak ustalenia, jak sukces będzie później sprawdzany
Kiedy do tego wrócić?
- przed rozmową z partnerem lub sponsorem
- przy zmianie celu lub zakresu projektu
- przy ustalaniu mierników i sposobu ewaluacji
- po zakończeniu projektu, aby sprawdzić, które kryteria zostały spełnione
Pobierz kartę
Przykład użycia
Bieg miejski dla mieszkańców
Miasto organizuje bieg uliczny, którego celem jest promocja aktywności fizycznej oraz integracja mieszkańców.
Definicja sukcesu według interesariuszy
| Interesariusz | Czym jest dla niego sukces | Miernik sukcesu | Sposób weryfikacji |
|---|---|---|---|
| Samorząd | Zaangażowanie mieszkańców w aktywność fizyczną | min. 800 uczestników biegu | system zapisów |
| Mieszkańcy | Pozytywne doświadczenie wydarzenia sportowego | wysoka ocena wydarzenia przez uczestników | ankieta po biegu |
| Sponsor wydarzenia | Widoczność marki podczas wydarzenia | ekspozycja logo + obecność w komunikacji wydarzenia | raport zdjęciowy i materiały promocyjne |
| Organizator | Sprawna i bezpieczna realizacja wydarzenia | brak poważnych problemów organizacyjnych | raport organizacyjny po wydarzeniu |
Kluczowe kryteria sukcesu
Na podstawie tabeli zespół projektowy wybiera najważniejsze kryteria sukcesu całego projektu.
- Udział co najmniej 800 uczestników w biegu.
- Pozytywna ocena wydarzenia przez uczestników.
- Zapewnienie sponsorowi widoczności marki zgodnie z ustaleniami.
Kiedy sprawdzamy sukces
| Co sprawdzamy | Kiedy | Kto odpowiada |
|---|---|---|
| liczba uczestników biegu | w dniu wydarzenia | organizator |
| wyniki ankiety uczestników | do 5 dni po wydarzeniu | organizator |
| przygotowanie raportu dla sponsora | do 7 dni po wydarzeniu | osoba odpowiedzialna za marketing |