Poziom narzędzia: podstawowe
Moment użycia: rozpoczęcie projektu
Czym jest
Macierz odpowiedzialności w projekcie sportowym to narzędzie pomagające jasno określić, kto w zespole odpowiada za poszczególne obszary i zadania projektu.
Pozwala uporządkować strukturę pracy zespołu poprzez wskazanie:
- jakie są główne obszary działań w projekcie
- kto jest odpowiedzialny za dany obszar
- kto wspiera jego realizację
- kto powinien być informowany o postępach
Dzięki temu zespół projektu ma jasność, kto za co odpowiada i jak wygląda współpraca między poszczególnymi osobami/zespołami.
Dlaczego to ważne
W wielu projektach sportowych zespół składa się z osób odpowiedzialnych za różne obszary: sport, logistykę, komunikację, partnerów czy finanse.
Jeżeli odpowiedzialności nie są jasno określone, mogą pojawić się problemy takie jak:
- niejasność kto podejmuje decyzje w danym obszarze
- powielanie pracy przez różne osoby
- zadania, które nie mają przypisanego właściciela
- brak przepływu informacji między członkami zespołu
Macierz odpowiedzialności pozwala uporządkować podział pracy w projekcie i sprawić, że każdy obszar ma jasno określoną osobę odpowiedzialną.
Jak z nim pracować
Krok 1 – wpisz podstawowe informacje o projekcie
Na początku należy uzupełnić podstawowe dane.
Krok 2 – określ główne obszary projektu
W pierwszej kolumnie wypisz najważniejsze obszary projektu. W zależności od wydarzenia mogą to być np.:
- część sportowa
- logistyka
- komunikacja i promocja
- współpraca z partnerami i sponsorami
- obsługa uczestników lub drużyn
- bilety i obsługa widzów
- wolontariat
- bezpieczeństwo
Krok 3 – określ kluczowe zadania
Dla każdego obszaru wpisz najważniejsze działania, które muszą zostać wykonane.
Krok 4 – wskaż osobę odpowiedzialną
Określ, kto formalnie odpowiada za realizację danego obszaru. W mniejszych projektach jedna osoba może odpowiadać za kilka obszarów.
Krok 5 – określ kto wspiera
Wpisz osoby, zespoły lub instytucje, które będą wspierać realizację działań w danym obszarze.
Krok 6 – ustal kto powinien wiedzieć
Wskaż osoby lub instytucje, które powinny być informowane o postępach w danym obszarze.
Na końcu ważne jest, aby informacje z macierzy zostały przekazane całemu zespołowi projektowemu.
W zależności od skali
Mały projekt
Macierz odpowiedzialności można przygotować podczas rozmowy roboczej w 2–3 osoby.
Średni projekt
Macierz opracowuje cały zespół projektowy, aby wspólnie ustalić jakie są główne zadania, kto za co odpowiada i jak powinna wyglądać współpraca i komunikacja.
Duży projekt
Do opracowania macierzy warto zaprosić przedstawicieli interesariuszy, zwłaszcza gdy część obszarów leży po ich stronie.
Metody pracy, które możesz wykorzystać
- warsztat zespołu projektowego
- wspólna praca na tablicy lub w dokumencie roboczym
- analiza struktury projektu
- przegląd doświadczeń z poprzednich projektów
- konsultacja z partnerami projektu
Najczęstsze błędy
- zbyt ogólne obszary projektu
- brak jednej osoby odpowiedzialnej
- brak komunikacji macierzy w zespole
Kiedy do tego wrócić?
- gdy do projektu dołączają nowe osoby
- gdy zmienia się zakres wydarzenia
- gdy pojawiają się niejasności dotyczące odpowiedzialności
- podczas kluczowych etapów realizacji projektu
Pobierz macierz
Przykład użycia
Projekt: Mistrzostwa Polski juniorów w lekkiej atletyce
| Obszar projektu | Kluczowe zadania | Osoba odpowiedzialna | Kto wspiera | Kto powinien wiedzieć |
|---|---|---|---|---|
| Część sportowa | przygotowanie programu zawodów | Koordynator sportowy | sędziowie, komisja techniczna | zarząd federacji, dział logistyki, kierownik projektu |
| Logistyka | przygotowanie obiektu i zaplecza | Koordynator logistyki | obsługa techniczna | dział sportu, kierownik projektu, dział księgowości |
| Promocja i komunikacja | komunikacja wydarzenia | Specjalista ds. komunikacji | dział marketingu, media lokalne | sponsorzy, dział logistyki, dział księgowości |
| Współpraca z partnerami | nawiązywanie współprac | Koordynator partnerstw | dział marketingu | zarząd federacji |
| Obsługa uczestników | rejestracja zawodników | Koordynator biura zawodów | dział sportu, wolontariusze | kierownik projektu |
Dzięki takiej tabeli cały zespół projektu widzi, kto odpowiada za poszczególne obszary i do kogo kierować pytania lub decyzje.