Poziom narzędzia: Podstawowe
Moment użycia: Zanim ruszy projekt
Czym jest
Mapa interesariuszy projektu sportowego to narzędzie pomagające zidentyfikować wszystkie osoby, grupy i instytucje, które mogą wpływać na projekt wydarzenia lub będą odczuwać jego skutki.
Pozwala spojrzeć na projekt nie tylko z perspektywy organizatora, ale również z punktu widzenia otoczenia wydarzenia.
Narzędzie polega na wypisaniu interesariuszy projektu oraz ocenie:
- jaki mają wpływ na projekt
- czy ich perspektywa została uwzględniona w koncepcji wydarzenia
Dzięki temu zespół projektowy może sprawdzić, czy projekt jest dobrze osadzony w swoim otoczeniu.
Dlaczego to ważne
Wydarzenia sportowe nigdy nie są projektami realizowanymi w izolacji. W ich otoczeniu pojawia się wiele różnych interesariuszy: instytucje publiczne, partnerzy, sponsorzy, uczestnicy, media czy lokalna społeczność.
Każda z tych grup może mieć wpływ na projekt lub być przez niego bezpośrednio dotknięta.
Jeżeli interesariusze nie zostaną zidentyfikowani na etapie koncepcji projektu, może to prowadzić do sytuacji, w których:
- ważne instytucje lub środowiska zostają pominięte
- projekt spotyka się z oporem części otoczenia
- pojawiają się niespodziewane oczekiwania lub konflikty
- projekt nie uwzględnia potrzeb kluczowych grup
Mapa interesariuszy pomaga wcześnie zidentyfikować te relacje i sprawdzić, czy koncepcja wydarzenia uwzględnia różne perspektywy.
Jak z nim pracować
Krok 1 – zidentyfikuj interesariuszy
W zespole projektowym wypiszcie wszystkie osoby, grupy i instytucje, które:
- mogą wpływać na projekt wydarzenia
- będą odczuwać skutki jego realizacji
Mogą to być m.in.:
- uczestnicy wydarzenia
- związki sportowe
- sponsorzy
- lokalna społeczność
- zarządca infrastruktury
- media
- instytucje publiczne
- kibice
Krok 2 – oceń poziom wpływu
Dla każdej z grup określcie poziom jej wpływu na projekt w skali: niski / średni / wysoki.
Krok 3 – sprawdź czy ich perspektywa została uwzględniona
Zastanówcie się, czy potrzeby i oczekiwania danej grupy zostały już uwzględnione w koncepcji wydarzenia. Jeżeli nie – warto zastanowić się, czy i w jaki sposób powinny zostać uwzględnione.
W zależności od skali
Mały projekt
Lista interesariuszy może powstać podczas krótkiej rozmowy dwóch lub trzech osób przygotowujących wydarzenie.
Średni projekt
Narzędzie najlepiej opracować podczas spotkania zespołu projektowego, aby uwzględnić różne perspektywy.
Duży projekt
Mapa interesariuszy może być elementem warsztatu projektowego z udziałem przedstawicieli różnych działów lub partnerów wydarzenia. Chodzi o świadome rozpoznanie układu relacji.
Metody pracy, które możesz wykorzystać
- burza mózgów (brainstorming)
- indywidualne odpowiedzi + porównanie
- mini-warsztat
- analiza wcześniejszych projektów
Najczęstsze błędy
- pomijanie części interesariuszy
- skupienie się tylko na formalnych partnerach
- zbyt szybka ocena wpływu
- brak refleksji nad perspektywą interesariuszy
Kiedy do tego wrócić?
- gdy pojawiają się nowi partnerzy projektu
- gdy zmienia się zakres wydarzenia
- gdy projekt przechodzi z etapu koncepcji do planowania
- gdy pojawiają się konflikty lub nowe oczekiwania interesariuszy
Pobierz Mapę interesariuszy
Przykład użycia
Wydarzenie klubowe
| Interesariusz | Wpływ projektu na nich | Ich wpływ na projekt | Perspektywa uwzględniona? |
|---|---|---|---|
| Zawodnicy | wysoki | wysoki | tak |
| Rodzice zawodników | wysoki | średni | częściowo |
| Sponsor lokalny | średni | wysoki | tak |
| Mieszkańcy okolicy | średni | niski | nie |
| Trenerzy | wysoki | wysoki | tak |
Już na tym etapie widać:
- które grupy są pominięte,
- gdzie może pojawić się napięcie,
- gdzie potrzebna jest rozmowa.