Poziom narzędzia: Podstawowe
Moment użycia: Zanim ruszy projekt
Czym jest
Mini karta „Po co robimy to wydarzenie?” to krótkie narzędzie koncepcyjne, które pomaga zespołowi zatrzymać się na początku projektu i odpowiedzieć na podstawowe pytanie: po co to wydarzenie w ogóle powstaje.
Nie służy do opisywania programu, harmonogramu ani działań organizacyjnych. Jej zadaniem jest uporządkowanie sensu wydarzenia, wskazanie jego realnego odbiorcy, określenie po czym poznamy wartość projektu oraz nazwanie tego, z czego świadomie rezygnujemy.
To narzędzie do szybkiego doprecyzowania kierunku, zanim projekt zacznie powstawać.
Dlaczego to ważne
W wielu projektach planowanie wydarzenia zaczyna się od programu, atrakcji lub logistyki. Zespół szybko przechodzi do pytań o partnerów, budżet czy promocję.
Jeśli jednak nie zostanie jasno określone po co wydarzenie powstaje, łatwo wejść w projekt, który jest efektowny organizacyjnie, ale nie do końca wiadomo po co właściwie powstał.
W praktyce prowadzi to do sytuacji, w których:
- przedsięwzięcie ma kilka równorzędnych, ale niepowiązanych ze sobą celów
- różne osoby w zespole inaczej rozumieją sens wydarzenia
- program wydarzenia powstaje przypadkowo
- po zakończeniu trudno jednoznacznie ocenić, czy było warto
Mini karta pomaga zatrzymać się na początku projektu i jasno określić jego główny efekt.
Dzięki temu dalsze decyzje organizacyjne mogą być podejmowane w sposób bardziej świadomy i spójny.
Jak z nim pracować
Krok 1 – Określ co wydarzenie ma zmienić
Nie chodzi o opisanie wydarzenia, ale wskazanie jego efektu/korzyści.
- jaką zmianę wydarzenie ma uruchomić
- dla kogo wydarzenie jest naprawdę
- po czym poznamy, że było warto
- czego nie będziemy robić
Krok 2 – Wskaż dla kogo jest
Skup się na najważniejszych grupach odbiorców wydarzenia – maks. 3 grupy.
Krok 4 – Zdefiniuj po czym poznać, że było warto
Konkretny przykład, po którym będzie wiadomo, że osiągnięto efekt – 3-4 przykłady.
Krok 5 – Napisz czego nie zrobicie
Wydarzenie można rozbudować o różne punkty, ale jeśli nie wspierają one celu i efektu, lepiej od razu stwierdzić czego na pewno nie będzie.
W zależności od skali
Mały projekt
Kartę można wypełnić w 2-4 osoby podczas krótkiej rozmowy roboczej.
Średni projekt
Warto, by kartę wypełnił mały zespół projektowy, a następnie porównał odpowiedzi i doprecyzował wspólne stanowisko.
Duży projekt
Kartę najlepiej potraktować jako szybkie narzędzie otwierające warsztat koncepcyjny lub spotkanie inicjujące z kluczowymi osobami.
Metody pracy, które możesz wykorzystać
- burza mózgów (brainstorming)
- indywidualne odpowiedzi + porównanie
- mini-warsztat
- ankieta wewnętrzna w zespole
- tablica online przy pracy zdalnej
Ważne: najpierw zbierz odpowiedzi bez dyskusji. Dopiero potem je konfrontuj.
Najczęstsze błędy
- ogólne odpowiedzi typu „promocja sportu”
- mieszanie celu z opisem wydarzenia
- zbyt szerokie grupy odbiorców
- pomijanie ustalenia sensu wydarzenia
- tworzenie stwierdzeń, które próbują pomieścić wszystkie pomysły naraz – zamiast wybrać jeden kierunek.
Kiedy do tego wrócić?
- przed rozmową z partnerem
- przed zatwierdzeniem programu, żeby sprawdzić, czy wspiera ustalony kierunek
- przy istotnej zmianie zakresu projektu
- po zakończeniu wydarzenia – aby sprawdzić, czy cel został osiągnięty
Pobierz kartę
Przykład użycia
Bieg miejski
Wstępny koncept
Miasto planuje coroczny bieg uliczny. Dotychczas wydarzenie przyciągało głównie osoby już aktywne fizycznie. Zespół chce, aby nowa edycja miała wyraźniejszy cel społeczny.
1. Jaką zmianę chcemy uruchomić?
Aktywizować osoby, które dotąd nie uczestniczyły w podobnych wydarzeniach.
2. Dla kogo?
- Osoby 30-50 lat nieaktywne fizycznie
- Mieszkańcy nowych osiedli
- Lokalni partnerzy promujący zdrowy styl życia
3. Po czym poznamy, że było warto?
- min. 40% uczestników to debiutanci
- min. 100 osób zapisze się na bezpłatne treningi przygotowawcze
- powstanie stała grupa biegowa po wydarzeniu
- min. 3 lokalne organizacje zdrowotne włączą się w działania przed i po biegu
4. Czego nie będziemy robić?
- nie przesuwamy akcentu wydarzenia w stronę wyczynowej rywalizacji
- nie skupiamy komunikacji wyłącznie na rywalizacji