Projekt ma koncepcję. Jest osoba prowadząca. Czas zbudować zespół. Pada pierwsze pytanie: kogo potrzebujemy?
Ktoś musi zająć się częścią sportową. Ktoś promocją. Ktoś logistyką. Ktoś współpracą z partnerami. Lista rośnie. I w pewnym momencie pojawia się refleksja: czy na pewno potrzebujemy aż tylu ludzi?
Projekt nie potrzebuje dużego zespołu. Potrzebuje właściwych ludzi i jasno określonych ról.
Zespół projektu to nie struktura organizacji
Warto zacząć od jednej ważnej rzeczy. Zespół projektu bardzo rzadko pokrywa się ze strukturą organizacji.
W klubie ktoś może na co dzień pracować jako trener, ale w projekcie odpowiadać za organizację turnieju. W urzędzie miasta ktoś z działu promocji może być częścią zespołu wydarzenia sportowego. W federacji sportowej projekt może łączyć osoby z kilku różnych działów.
Projekt tworzy więc tymczasowy zespół, złożony z ludzi, którzy odpowiadają za konkretne obszary działań.
Jakie role najczęściej pojawiają się w projekcie sportowym
W większości projektów sportowych pojawia się kilka podobnych obszarów odpowiedzialności:
- część sportowa (program zawodów, regulaminy, sędziowie)
- promocja i komunikacja
- współpraca z partnerami i sponsorami
- logistyka wydarzenia (obiekt, sprzęt, harmonogram)
- obsługa uczestników lub drużyn
W mniejszych projektach jedna osoba może odpowiadać za kilka obszarów jednocześnie. Ważne, żeby było jasne, kto za dany obszar odpowiada.
Jak dobierać ludzi do zespołu projektu
Budowanie zespołu projektowego zaczyna się od jednego pytania: kogo ten projekt naprawdę potrzebuje?
W praktyce odpowiedź rzadko jest oczywista. Czasem najlepsza osoba do danej roli jest już w organizacji – trener, pracownik biura, ktoś z doświadczeniem w komunikacji. Czasem trzeba sięgnąć po kogoś z zewnątrz – wolontariusza, freelancera, przedstawiciela partnera.
Dobierając ludzi warto zwrócić uwagę na pięć rzeczy:
Kompetencje – czy ta osoba ma wiedzę i umiejętności potrzebne w danym obszarze projektu?
Dostępność – czy ma realny czas na zaangażowanie się w projekt? Dotyczy to zarówno osób z organizacji, jak i tych z zewnątrz – wolontariusz czy przedstawiciel partnera może być świetnym kandydatem, ale jeśli jego czas jest już zajęty, projekt szybko to odczuje.
Odpowiedzialność – czy to osoba, która dowozi to co obiecała? W małym zespole jedna osoba która nie dotrzymuje ustaleń potrafi zablokować cały projekt.
Umiejętność współpracy – projekt to praca zespołowa. Warto mieć ludzi którzy potrafią działać razem, nie tylko realizować swoje zadania w izolacji.
Elastyczność – projekty sportowe rzadko idą dokładnie według planu. Warto mieć ludzi którzy potrafią reagować na zmiany bez tracenia z oczu celu.
Nie wielkość zespołu, tylko jego dopasowanie
Czasem pojawia się pokusa, żeby do projektu zaangażować jak najwięcej osób. W praktyce duży zespół wcale nie musi oznaczać lepszego projektu. Często oznacza więcej spotkań, więcej opinii i trudniejsze podejmowanie decyzji.
Dlatego w wielu projektach sportowych lepiej działa mniejszy, dobrze dobrany zespół, w którym każda osoba ma jasno określoną rolę.
Zespół projektu też potrzebuje czasu
Jest jeszcze jedna rzecz, o której warto pamiętać. Zespoły projektowe rzadko działają idealnie od pierwszego dnia.
Na początku ludzie poznają swoje role i sposób pracy. Pojawiają się różnice zdań, momenty gdy trzeba ustalić kto podejmuje jakie decyzje i jak rozwiązywać konflikty priorytetów. Dopiero po pewnym czasie zespół zaczyna działać naprawdę sprawnie.
To naturalny etap każdego projektu – nie oznaka słabości zespołu, ale część procesu.
Przykład
Związek sportowy przygotowuje mistrzostwa kraju. Osoba prowadząca projekt tworzy zespół z kilku działów – ktoś odpowiada za część sportową i regulamin, ktoś za promocję, ktoś za logistykę obiektu, ktoś za współpracę z partnerami.
Na pierwszych spotkaniach pojawiają się różne priorytety. Osoba odpowiedzialna za logistykę chce jak najszybciej potwierdzić obiekt i podpisać umowę. Osoba odpowiedzialna za część sportową mówi, że program zawodów nie jest jeszcze ustalony i nie wiadomo czy wystarczy jedna hala czy potrzebne są dwie.
To naturalne napięcie. Różne obszary mają różne potrzeby i różne tempo pracy.
Po kilku spotkaniach, gdy role są jasne i zespół wypracował sposób podejmowania decyzji, projekt zaczyna naprawdę nabierać tempa.
Jeśli masz zapamiętać jedną rzecz
Pomyśl o projekcie sportowym, nad którym obecnie pracujecie.
Spróbuj odpowiedzieć na trzy pytania:
- Jakie są trzy-cztery najważniejsze obszary działań w tym projekcie?
- Kto odpowiada za każdy z tych obszarów?
- Czy zespoły wiedzą kto kogo powinien wspierać?
Jeśli na któreś z tych pytań trudno odpowiedzieć – zespół projektu nie jest jeszcze jasno zbudowany.
Możesz użyć "Macierzy odpowiedzialności w projekcie"