Czas usiąść i poukładać co tak naprawdę jest potrzebne, żeby ten projekt mógł zostać zrealizowany.
I tu często pojawia się pierwsze zaskoczenie. Nie brakuje chęci ani pomysłów. Brakuje czegoś bardziej przyziemnego – hali na odpowiedni termin, wystarczającej liczby wolontariuszy, sprzętu który trzeba skądś wziąć.
Zanim projekt ruszy dalej, warto sprawdzić jeden podstawowy element: czy mamy wszystko co niezbędne.
Jakie zasoby są potrzebne w projekcie sportowym
W większości projektów sportowych można wyróżnić kilka podstawowych kategorii zasobów.
Ludzie – osoby, które przygotują i przeprowadzą projekt. Mogą to być pracownicy klubu, wolontariusze, trenerzy, sędziowie czy partnerzy organizacyjni. W sporcie często to właśnie dostęp do odpowiednich ludzi – nie pieniądze – jest największym ograniczeniem.
Pieniądze – budżet potrzebny na pokrycie kosztów projektu: od wynajmu obiektu, wynagrodzenia, przez sprzęt, po promocję czy obsługę wydarzenia.
Obiekty i infrastruktura – boiska, hale, sale treningowe, przestrzeń dla zawodników i kibiców. W wielu projektach dostępność obiektu w odpowiednim terminie wyznacza cały kształt projektu.
Sprzęt i logistyka – w zależności od wydarzenia mogą to być bramki, piłki, nagłośnienie, oznakowanie, sprzęt techniczny czy zaplecze medyczne.
Partnerzy – instytucje, sponsorzy lub organizacje, które wspierają projekt organizacyjnie lub promocyjnie. Czasem jeden dobry partner potrafi odblokować zasoby, których organizator sam nie ma.
Czas – każdy projekt potrzebuje czasu na przygotowanie. W sporcie terminy są często sztywne – kalendarz rozgrywek, sezon, dostępność obiektów. Czasu, w przeciwieństwie do innych zasobów, nie da się po prostu dokupić.
Wiedza i doświadczenie – znajomość procedur, kontaktów i specyfiki pracy w sporcie często decyduje o tym, czy projekt przebiega sprawnie. Szczególnie ważna w projektach realizowanych po raz pierwszy.
Zasoby często kształtują projekt
W praktyce projekty sportowe rzadko powstają w oderwaniu od zasobów.
Częściej jest odwrotnie – to dostępne zasoby kształtują projekt.
Jeśli klub ma dostęp do hali przez jeden weekend, projekt przyjmie inną formę niż wtedy, gdy obiekt jest dostępny przez cały weekend.
Jeśli w zespole są doświadczeni wolontariusze, można pomyśleć o większym wydarzeniu.
Jeśli pojawia się partner finansowy, projekt może zostać rozszerzony o dodatkowe działania.
Dlatego dobry projekt sportowy to nie ten z największym rozmachem, ale ten najlepiej dopasowany do tego, czym organizator realnie dysponuje.
Przykład
Klub planuje zorganizować turniej młodzieżowy.
Początkowo pomysł zakłada udział 16 drużyn i dwa dni rywalizacji.
Po sprawdzeniu dostępnych zasobów okazuje się jednak, że:
- hala jest dostępna tylko jeden dzień,
- liczba wolontariuszy jest ograniczona,
- budżet pozwala na mniejszą skalę wydarzenia.
Lider projektu decyduje się więc na turniej dla 8 drużyn w ciągu jednego dnia.
Projekt nadal ma sens – jest po prostu lepiej dopasowany do tego czym klub realnie dysponuje.
Dlaczego warto myśleć o zasobach wcześnie
Projekty, które nie sprawdzają zasobów na początku zazwyczaj odkrywają braki w najgorszym możliwym momencie – gdy harmonogram jest już ustalony, partnerzy zaangażowani, a zmiana skali projektu jest trudna i kosztowna.
Wczesne spojrzenie na zasoby nie musi być skomplikowane. Wystarczy zatrzymać się i sprawdzić czy wszystko czego projekt potrzebuje – ludzie, obiekty, sprzęt, czas – jest dostępne w odpowiednim momencie.
Jeśli masz zapamiętać jedną rzecz
Zanim projekt ruszy dalej, zrób proste ćwiczenie.
Wypisz wszystkie zasoby, bez których projekt nie może się odbyć. Dla każdego z nich odpowiedz na jedno pytanie: czy wiem już, skąd dokładnie się pojawi?
Jeśli przy którymś z nich odpowiedź brzmi „nie wiem” lub „jakoś to będzie” – to dobry moment żeby się nad tym zatrzymać.