Poziom narzędzia: podstawowe
Moment użycia: rozpoczęcie projektu
Czym jest
Karta projektu sportowego pomaga uporządkować podstawowe założenia przedsięwzięcia zanim rozpoczną się szczegółowe przygotowania.
Na jednej stronie zapisujesz najważniejsze elementy projektu: osobę prowadzącą, cel, zakres, kluczowych interesariuszy i zasoby potrzebne do realizacji.
Karta projektu nie jest szczegółowym planem wydarzenia. Jej rolą jest zebranie najważniejszych informacji o projekcie i stworzenie wspólnego punktu odniesienia dla zespołu projektowego.
Dlaczego to ważne
W wielu projektach sportowych początek prac wygląda podobnie: pojawia się pomysł i seria rozmów o różnych elementach: programie, partnerach, promocji czy logistyce. Na tym etapie pojawia się wiele decyzji, ale rzadko są one zebrane w jednym miejscu.
W efekcie różne osoby w zespole mogą inaczej rozumieć:
- jaki jest główny cel wydarzenia
- do kogo jest ono skierowane
- jakie są najważniejsze założenia projektu
- jakie kryteria będą decydować o jego sukcesie
Karta projektu pomaga przejść od luźnej koncepcji wydarzenia do bardziej uporządkowanego projektu. Zbiera w jednym miejscu najważniejsze założenia wydarzenia i pozwala upewnić się, że cały zespół pracuje nad tym samym projektem.
Jak z nim pracować
Krok 1 – zbierz podstawowe informacje o projekcie
Na początku należy opisać podstawowe informacje o wydarzeniu.
Krok 2 – określ cel
Zespół projektowy powinien jasno określić, jaki jest główny cel i co ma się dzięki niemu zmienić (można posłużyć się informacjami z Mini-karty „Po co robimy wydarzenie„).
Krok 3 – wskaż zakres
Wymień to co obejmuje projekt, ale też czego w nim nie będzie.
Krok 4 – określ kluczowych interesariuszy
Wypisz głównych odbiorców i interesariuszy projektu.
Krok 5 – przedstaw najważniejsze zasoby
Wskaż niezbędne zasoby do realizacji projektu, takie jak ludzie, budżet, sprzęt, infrastruktura.
Krok 6 – wskaż kryteria sukcesu
Każdy z interesariuszy oczekuje innych rzeczy po projekcie. Należy określić takie kryteria, które będą przez nich do zaakceptowania (można posłużyć się ustaleniami z Karty „Definicja i mierniki sukcesu„).
Krok 7 – określ jakie może być największe ryzyko
Każdy projekt obarczony jest ryzykiem, które jednak może być zarówno zagrożeniem, jak i szansą. Warto wiedzieć już na początku co może spotkać nas na drodze i określić naszą reakcję na to.
W zależności od skali
Mały projekt
Kartę można wypełnić samodzielnie lub małym gronie podczas krótkiego spotkania roboczego.
Średni projekt
Kartę warto przygotować wspólnie w zespole projektowym i potraktować ją jako podstawowy dokument opisujący projekt. Warto by następnie została zatwierdzona przez osobę decyzyjną lub zarząd.
Duży projekt
Kartę opracowuje zespół projektowy wraz z osobami decyzyjnymi i stanowi punkt wyjścia dla dalszych decyzji projektowych. Stąd też musi być zatwierdzona przez osobę decyzyjną lub zarząd.
Metody pracy, które możesz wykorzystać
- przygotowanie wstępnej wersji przez jedną osobę i omówienie w zespole
- krótki warsztat zespołu projektowego
- wspólna praca na tablicy lub w dokumencie roboczym
- konsultacja z partnerami projektu
Najważniejsze jest to, aby karta powstała zanim projekt przejdzie do fazy szczegółowych przygotowań.
Najczęstsze błędy
- przechodzenie od razu do logistyki i promocji bez ustalenia podstawowych założeń projektu
- brak jasnego określenia zakresu projektu i tego, czego projekt nie obejmuje
- brak wskazania osoby prowadzącej projekt
- zbyt ogólne cele projektu, które trudno później zweryfikować
Kiedy do tego wrócić?
- przed rozpoczęciem szczegółowego planowania projektu
- gdy zmienia się zakres projektu
- gdy do projektu dołączają nowi partnerzy
- gdy pojawia się wątpliwość, czym dokładnie jest projekt
- przy podsumowaniu projektu po jego zakończeniu
Pobierz kartę
Przykład użycia
Turniej piłkarski dla dzieci – klub sportowy
Nazwa projektu: Turniej „Młode Talenty 2026”
Organizator: Klub Piłkarski Orlik
Osoba prowadząca projekt: koordynator ds. szkolenia młodzieży
Data opracowania koncepcji: 21.01.2026
Cel projektu
Zorganizowanie turnieju piłkarskiego dla dzieci w wieku 9–10 lat, który będzie promował aktywność sportową wśród dzieci z lokalnych szkół oraz zachęcał do zapisów do sekcji młodzieżowych klubu.
Dodatkowym celem jest budowanie rozpoznawalności klubu Orlik w regionie.
Zakres projektu
Projekt obejmuje jednodniowy turniej piłkarski dla ośmiu drużyn z regionu.
Turniej odbędzie się na dwóch boiskach klubowych i będzie obejmował fazę grupową oraz mecze finałowe.
Projekt obejmuje organizację rozgrywek, obsługę sędziowską, przygotowanie boisk, promocję wydarzenia oraz drobny catering dla uczestników.
Projekt nie obejmuje wydarzeń towarzyszących ani nagród finansowych.
Odbiorcy i interesariusze
Główni uczestnicy:
dzieci w wieku 9-10 lat z lokalnych klubów piłkarskich
Dodatkowi odbiorcy:
rodzice zawodników oraz lokalna społeczność
Kluczowi interesariusze:
miasto, lokalny sponsor wspierający wydarzenie oraz szkoły podstawowe w regionie
Kluczowe zasoby
Ludzie:
trenerzy klubu, wolontariusze, sędziowie
Budżet:
ok. 5 000 zł (obsługa sędziowska, promocja, catering)
Sprzęt:
piłki, znaczniki
Infrastruktura:
dwa boiska, zaplecze szatniowe
Partnerzy:
Urząd Miasta (patronat)
Kluczowe kryteria sukcesu
- Udział minimum 8 drużyn w turnieju.
- Pozytywne opinie uczestników i trenerów po wydarzeniu.
- Minimum 10 nowych zapisów do sekcji młodzieżowej klubu w ciągu miesiąca po turnieju.
Główne ryzyka
| Potencjalne ryzyko | Reakcja na ryzyko |
| zła pogoda w dniu turnieju | przygotowanie rezerwowego terminu wydarzenia |
| duże zainteresowanie wydarzeniem wśród lokalnych szkół | zaproszenie szkół do udziału w wydarzeniu jako kibiców i promocja sekcji młodzieżowej klubu |