Wystartowaliśmy z projektem i każdy zajął się swoim kawałkiem – promocją, logistyką, kontaktami z partnerami.
Mija kilka tygodni. Pojawia się pierwsza trudna decyzja: czy wydarzenie ma być jednodniowe czy weekendowe? Każdy ma opinię. Rozmowa się kręci. I nagle ktoś zadaje pytanie, które zawiesza rozmowę: a kto właściwie prowadzi ten projekt?
W projektach sportowych czasem odpowiedź na to pytanie nie jest wcale oczywista.
W projekcie wiele osób coś robi. Kto odpowiada za całość?
Projekty sportowe rzadko są działaniem jednej osoby. Ktoś zajmuje się częścią sportową, ktoś promocją, ktoś logistyką, ktoś kontaktami z partnerami. To naturalne. Problem pojawia się wtedy, gdy nie jest jasne, kto odpowiada za całość projektu.
W wielu organizacjach pojawia się ktoś, kto organizuje spotkania, zbiera informacje i pilnuje bieżącej komunikacji. To ważna rola, ale koordynowanie działań to nie to samo co prowadzenie projektu.
Prowadzenie projektu oznacza coś więcej. To pilnowanie celu projektu, podejmowanie decyzji, gdy pojawiają się różne pomysły, i dbanie o to, żeby wszystkie elementy składały się w spójną całość. W zarządzaniu projektami taką osobę często nazywa się kierownikiem projektu. W wielu projektach sportowych funkcjonuje po prostu jako osoba prowadząca projekt. Warto też pamiętać, że prowadzącym projekt nie musi być pomysłodawca. Ktoś może zgłosić pomysł, ale realizację przejmuje osoba z odpowiednimi kompetencjami i czasem. To naturalna sytuacja.
Jeśli tej osoby nie ma – każdy zajmuje się swoim fragmentem, ale nikt nie pilnuje kierunku.
Kto jeszcze odgrywa ważną rolę w projekcie
W projektach pojawia się jeszcze jedna rola, o której warto wiedzieć.
W zarządzaniu projektami funkcjonuje pojęcie sponsora projektu. Nie chodzi tu o sponsora finansowego – to zupełnie inne znaczenie tego słowa. Sponsor projektu to osoba lub instytucja, która podejmuje decyzję o realizacji projektu i zapewnia mu wsparcie na poziomie organizacji. W klubie może to być zarząd, w mieście dyrektor wydziału, w federacji członek zarządu.
Sponsor projektu nie prowadzi codziennych działań, ale zapewnia projektowi wsparcie organizacyjne i podejmuje najważniejsze decyzje na poziomie instytucji.
Osoba prowadząca projekt i sponsor projektu to jednak dopiero część składanki. W praktyce projekt realizuje cały zespół – ludzie odpowiedzialni za konkretne obszary działań. To właśnie zespół projektu.
Przykład
Miasto planuje organizację miejskiego dnia sportu dla mieszkańców. Decyzję o realizacji podjął dyrektor wydziału sportu – pełni więc rolę sponsora projektu.
Do przygotowania wydarzenia powołano zespół złożony z pracowników urzędu oraz przedstawicieli lokalnych organizacji sportowych. Każdy odpowiada za swój obszar – część sportową, promocję, współpracę z partnerami, logistykę.
Na początku wszystko działa sprawnie. Ale po pewnym czasie zaczynają pojawiać się pytania: Czy wydarzenie ma być jednodniowe czy weekendowe? Czy w programie powinny znaleźć się zawody dla dzieci? Jaką skalę promocji zaplanować?
I wtedy pojawia się kluczowe pytanie: kto powinien podjąć ostateczną decyzję?
Projekt nie ma osoby prowadzącej – i zaczyna to być widoczne.
Jeśli masz zapamiętać jedną rzecz
Pomyśl o projekcie sportowym, nad którym obecnie pracujecie.
Zadaj sobie trzy pytania:
- Kto jest sponsorem projektu, czyli kto odpowiada za jego uruchomienie i wsparcie na poziomie organizacji?
- Kto prowadzi projekt na co dzień?
- Czy wszystkie osoby zaangażowane w projekt wiedzą, kto pełni te role?
Jeśli na któreś z tych pytań trudno odpowiedzieć – projekt nie ma jeszcze jasno określonego prowadzenia.