Pomysł przeszedł pierwszą weryfikację. Na spotkaniu wszyscy są zgodni – warto to zrobić.
I zaczyna się rozmowa. Ktoś mówi o terminie. Ktoś o promocji. Ktoś pyta o budżet. Ktoś inny już myśli o partnerach.
Po godzinie na tablicy jest pełno wątków. Energia jest duża. Ale jedna osoba przy stole patrzy na to wszystko i myśli: zaraz, zaraz, czy my wszyscy mówimy o tym samym projekcie?
To jest właśnie moment, w którym potrzebna jest koncepcja projektu.
Dlaczego sam pomysł nie wystarczy
Pomysł na projekt sportowy często wydaje się prosty i oczywisty.
Turniej młodzieżowy. Bieg miejski. Program treningowy dla dzieci. Wydarzenie promujące klub.
Problem pojawia się, gdy zaczynamy zadawać kolejne pytania. Jak duże ma być wydarzenie? Do kogo jest skierowane? Co właściwie ma się dzięki niemu zmienić? Kto za to odpowiada?
Okazuje się, że każdy przy stole wyobraża sobie projekt trochę inaczej. I dopóki te różnice nie wyjdą na powierzchnię, projekt zaczyna się rozwijać w kilku kierunkach jednocześnie, pod wpływem kolejnych pomysłów i oczekiwań.
Dlatego między pomysłem a działaniem potrzebny jest jeszcze jeden krok – spisanie podstawowych założeń projektu. Nie po to, żeby stworzyć kolejny dokument. Po to, żeby wszyscy przy stole mówili o tym samym.
Czym jest koncepcja projektu
Koncepcja projektu to krótki opis jego najważniejszych założeń. Nie musi być rozbudowanym dokumentem – często wystarczy jedna strona.
Powinna odpowiadać na kilka podstawowych pytań:
- Co – czym jest projekt i jaki ma zakres (a także co się w zakresie nie mieści)
- Po co – jaki jest jego cel
- Dla kogo – do kogo jest skierowany
- Kto – kto prowadzi projekt, kto jest zaangażowany, kto ma wpływ i na kogo wpływa
- Z czym – jakie zasoby są potrzebne do realizacji
Weźmy bieg miejski. Koncepcja mogłaby wyglądać tak:
Robimy bieg dla mieszkańców miasta, na dystansie 5 i 10 km, w maju przyszłego roku. Celem jest promocja aktywności fizycznej i budowanie wizerunku miasta jako przyjaznego sportowi. Projekt prowadzi koordynator z urzędu miasta, przy wsparciu lokalnego klubu biegowego. Potrzebujemy budżetu na organizację trasy, obsługę techniczną i promocję.
Kilka zdań, które porządkują podstawowe założenia i pozwalają sprawdzić, czy wszyscy rozumieją projekt w podobny sposób.
Koncepcja projektu to nie plan działania
Warto pamiętać, że koncepcja projektu nie jest jeszcze szczegółowym planem działania.
Nie musi zawierać harmonogramu, podziału zadań ani wszystkich elementów organizacyjnych. To raczej punkt wyjścia – coś, na podstawie czego można zacząć budować kolejne elementy: zespół, budżet, plan działań.
Innymi słowy – najpierw wiemy czym jest projekt i po co go robimy. Dopiero potem planujemy jak go zrealizować.
Jeśli masz zapamiętać jedną rzecz
Pomyśl o projekcie sportowym, który planujesz lub nad którym pracujecie.
Spróbuj w kilku zdaniach zapisać:
- Jaki jest główny cel projektu.
- Co dokładnie obejmuje projekt, a czego nie.
- Kto prowadzi projekt.
- Jakie zasoby będą potrzebne do jego realizacji.
Jeśli trudno odpowiedzieć na któreś z tych pytań – projekt nadal jest bardziej pomysłem niż koncepcją.
Możesz użyć "Karty projektu sportowego"