Pojawia się pomysł. Ktoś na zebraniu rzuca: „A może byśmy zorganizowali turniej?” Albo przychodzi zapytanie od sponsora. Albo miasto sygnalizuje, że jest budżet na wydarzenie sportowe. Energia rośnie. Zaczyna się rozmowa o tym, jak to mogłoby wyglądać. Ktoś już myśli o nazwie, ktoś inny o dacie.
I w tym momencie – zanim pojawi się pierwszy arkusz kalkulacyjny – warto zadać jedno pytanie: czy to projekt na nasze możliwości?
Ambicja jest dobra. Problem pojawia się później.
W sporcie ambicja jest czymś naturalnym. Chcemy robić rzeczy coraz lepiej, coraz bardziej profesjonalnie. I właśnie dlatego łatwo wciągnąć się w pomysł, zanim sprawdzimy, czy mamy realne podstawy żeby go zrealizować.
Weźmy klub, który postanawia zorganizować międzynarodowy turniej młodzieżowy. Inicjatywa ma sens – może przyciągnąć dobre drużyny, zbudować markę klubu, zainteresować sponsorów.
Pierwsze spotkania organizacyjne są pełne energii. Ale po kilku tygodniach zaczynają pojawiać się pytania:
- Czy mamy wystarczający zespół do organizacji?
- Skąd wziąć budżet na noclegi i logistykę?
- Czy infrastruktura w ogóle pozwala na taki turniej?
- Czy w kalendarzu jest na to miejsce?
Nagle okazuje się, że przedsięwzięcie wymaga znacznie więcej pracy i zasobów, niż początkowo zakładano. W planowanie poszło już sporo czasu i energii. A wiele wskazuje, że projekt w tej formie wykracza poza możliwości klubu.
Dlatego warto zadać te pytania jeszcze przed startem – nie po kilku tygodniach planowania.
Co sprawdzić na początku projektu
Są trzy obszary, które warto przejrzeć zanim projekt nabierze rozpędu.
Zasoby
Czy masz ludzi, którzy mogą się tym zająć? Czy jest czas na przygotowanie? Czy jest budżet – albo realistyczny plan jego pozyskania? Czy zespół ma kompetencje potrzebne do realizacji tego konkretnego wyzwania?
Skala
Czy zakres projektu jest dopasowany do tego, czym dysponujesz? Czasem lepiej zrezygnować z pewnych kwestii, niż przepalić zasoby na przedsięwzięcie, które od początku było zbyt duże.
Kontekst
Czy projekt ma sens w danym środowisku i w danym momencie? Warto sprawdzić kalendarz sportowy, dostępność infrastruktury, zainteresowanie uczestników i potencjalnych partnerów.
Co zrobić, jeśli projekt przekracza nasze możliwości
Jeśli po sprawdzeniu zasobów, skali i kontekstu okazuje się, że projekt w obecnej formie jest nierealistyczny, są trzy drogi.
Pierwsza to zmiana projektu – zmniejszenie skali, uproszczenie formuły, ograniczenie zakresu. To często najtrudniejsza decyzja, bo wymaga porzucenia pierwotnej wizji. Ale przedsięwzięcie w mniejszej, dobrze przygotowanej wersji ma większą szansę powodzenia niż ambitny plan, który rozsypie się w realizacji.
Druga to znalezienie dodatkowych zasobów – partnera, sponsora, wsparcia organizacyjnego. To naturalna pierwsza reakcja i czasem słuszna. Warto jednak sprawdzić, czy szukamy zasobów bo projekt naprawdę ma sens, czy dlatego że trudno nam się z niego wycofać.
Trzecia to rezygnacja – albo przynajmniej odłożenie projektu w czasie. Brzmi jak porażka, ale często jest najuczciwszą decyzją wobec zespołu, partnerów i samej inicjatywy.
Jeśli masz zapamiętać jedną rzecz
Pomyśl o projekcie sportowym, nad którym obecnie pracujesz albo który planujesz.
Weź kartkę i zapisz trzy rzeczy:
- Jakie zasoby są naprawdę potrzebne, żeby projekt się odbył (ludzie, czas, budżet).
- Które z tych zasobów już masz, a których jeszcze brakuje.
- Czy projekt w obecnej formie jest możliwy do realizacji przy dostępnych zasobach.
Jeśli odpowiedź na ostatnie pytanie brzmi „nie”, zastanów się, co jest największym wyzwaniem:
- skala,
- dostępne zasoby,
- czy może kontekst.
To często pomaga zobaczyć, czy projekt w obecnej formie jest możliwy do realizacji.