Na początku projektu wszystko wydaje się równie ważne.
Chcemy dobrze przygotować wydarzenie.
Zadbać o uczestników.
Spełnić oczekiwania partnerów.
Zrobić dobrą promocję.
Dopilnować wszystkich szczegółów organizacyjnych.
I w pewnym sensie to prawda – każdy z tych elementów ma znaczenie. Problem pojawia się wtedy, gdy projekt zaczyna zderzać się z rzeczywistością.
Brakuje czasu.
Budżet okazuje się mniejszy niż zakładano.
Nie wszystko da się zrobić dokładnie tak, jak planowano.
Wtedy pojawia się pytanie: co w tym projekcie jest naprawdę najważniejsze.
Projekty zawsze wymuszają wybory
W świecie sportu często mówi się o wysokich standardach organizacji wydarzeń. I słusznie. Ale nawet dobrze przygotowany projekt prędzej czy później wymaga podjęcia decyzji, które oznaczają kompromis. Nie dlatego, że ktoś chce zrobić coś gorzej. Po prostu w każdym projekcie istnieją ograniczenia:
- czasu
- budżetu
- zespołu
- infrastruktury.
W takich momentach projekt zmusza organizatorów do wyboru: na czym naprawdę trzeba się skupić.
Przykład
Klub planuje turniej młodzieżowy. Z wcześniejszej pracy zespołu wynika, że sukces projektu to:
- udział dobrych drużyn,
- pozytywne doświadczenie zawodników,
- dobra współpraca z partnerem wydarzenia.
W trakcie przygotowań okazuje się jednak, że budżet jest niższy niż zakładano. Zespół musi zdecydować:
- czy zmniejszyć liczbę drużyn,
- czy zrezygnować z części oprawy wydarzenia,
- czy zwiększyć wpisowe.
Każda z tych decyzji coś zmienia.
Jeśli wcześniej nie ustalono, co w projekcie jest najważniejsze, każda decyzja zaczyna być trudną dyskusją.
Priorytety pomagają podejmować decyzje
Dlatego na początku projektu warto ustalić, które elementy są kluczowe dla jego sukcesu.
Nie chodzi o to, żeby inne rzeczy traktować gorzej. Chodzi o to, żeby wiedzieć:
- gdzie nie można pójść na kompromis
- a gdzie projekt może być bardziej elastyczny.
W praktyce często oznacza to proste rozróżnienie:
- rzeczy krytyczne dla sukcesu projektu
- rzeczy ważne, ale możliwe do zmiany
- rzeczy dodatkowe, które można ograniczyć lub z których można zrezygnować, jeśli pojawią się problemy.
Dlaczego to ważne
Jeśli priorytety nie są ustalone na początku projektu, decyzje podejmowane są dopiero w sytuacji problemu. A wtedy łatwo o chaos:
- różni członkowie zespołu mają inne oczekiwania
- interesariusze bronią swoich obszarów
- trudno zdecydować, gdzie można wprowadzić zmiany.
Ustalenie priorytetów wcześniej nie eliminuje wszystkich problemów. Ale bardzo ułatwia podejmowanie decyzji, gdy projekt zaczyna napotykać ograniczenia.
Jeśli masz zapamiętać jedną rzecz
Pomyśl o projekcie, nad którym pracujesz. Odpowiedz na dwa pytania:
- Który element projektu musi się udać, aby można było uznać go za sukces?
- Z czego moglibyście zrezygnować, gdyby pojawiły się ograniczenia czasu lub budżetu?
Jeśli trudno odpowiedzieć na drugie pytanie, prawdopodobnie priorytety projektu nie zostały jeszcze jasno ustalone.