W sporcie często mówi się o sukcesie projektu dopiero po jego zakończeniu.
- Frekwencja była dobra.
- Wydarzenie odbyło się bez przeszkód.
- Świadczenia dla partnerów i sponsorów zostały zrealizowane.
Na pierwszy rzut oka wygląda to jak sukces.
Ale dwa tygodnie później pojawiają się pierwsze wątpliwości:
- Klub jest rozczarowany liczbą dzieci, które zapisały się na treningi po wydarzeniu.
- Sponsor przegląda raport i mówi, że ekspozycja jego marki była inna niż się spodziewał.
- Miasto zastanawia się, czy wydarzenie rzeczywiście przyciągnęło mieszkańców.
Nagle okazuje się, że choć wydarzenie zostało dobrze zorganizowane, nie wszyscy uznają je za sukces. Nie dlatego, że projekt był źle przygotowany. Problem polega na czymś innym.
Nikt wcześniej nie ustalił, co właściwie ma oznaczać sukces tego projektu.
W efekcie po jego zakończeniu każdy ocenia go według własnych kryteriów.
Dwa poziomy sukcesu projektu sportowego
W praktyce projekty sportowe mają dwa różne poziomy sukcesu i warto je rozdzielić już na początku projektu.
1. Sukces operacyjny
Projekt został dobrze zorganizowany – wydarzenie odbyło się zgodnie z planem, uczestnicy dopisali, logistyka zadziałała, budżet się spina.
To ważny element, bo bez sprawnej realizacji trudno osiągnąć cokolwiek więcej. Ale to dopiero pierwszy poziom.
2. Sukces projektowy
Projekt osiągnął to, po co został stworzony.
Na przykład: klub pozyskał nowych zawodników, miasto aktywizowało mieszkańców, sponsor zbudował rozpoznawalność, wydarzenie stało się stałym elementem kalendarza sportowego.
W tym sensie wydarzenie samo w sobie nie jest celem. Jest narzędziem.
Różni interesariusze, różne definicje sukcesu
Każdy projekt sportowy ma swoich interesariuszy. Na przykład:
- organizator
- klub lub związek sportowy
- sponsor
- samorząd
- uczestnicy lub kibice
Każda z tych grup może mieć inne oczekiwania.
- Dla organizatora sukcesem będzie sprawna realizacja wydarzenia.
- Dla sponsora ważna będzie ekspozycja marki lub aktywacja marketingowa.
- Dla samorządu wzrost dzieci uprawiających sport.
Jeśli te oczekiwania nie zostaną nazwane na początku projektu, później łatwo o rozczarowanie. Bo projekt może spełnić swoje założenia operacyjne, ale nie zostać uznany za sukces przez część partnerów.
Sukces projektu da się mierzyć – ale nie zawsze w ten sam sposób
Nie wszystkie elementy sukcesu da się opisać konkretną liczbą.
Część z nich ma charakter ilościowy, na przykład:
- liczba uczestników wydarzenia
- liczba nowych zawodników w klubie
- liczba partnerów lub sponsorów
- frekwencja kibiców
Inne są bardziej jakościowe:
- satysfakcja uczestników
- jakość współpracy z partnerami
- wizerunek wydarzenia w środowisku sportowym
- chęć powrotu uczestników w kolejnej edycji
Dlatego zamiast jednego wskaźnika sukcesu warto myśleć o zestawie kryteriów, które najlepiej oddają sens projektu.
Krótki przykład
Wyobraźmy sobie dzień otwarty klubu sportowego dla dzieci.
Na poziomie operacyjnym wszystko może się udać:
- wydarzenie jest dobrze zorganizowane
- przychodzi 150 dzieci
Ale jeśli celem projektu było pozyskanie nowych zawodników, prawdziwe pytanie brzmi: ile z tych dzieci wróci na regularne treningi?
Bez wskazania kryteriów łatwo pomylić dobrą organizację z realnym sukcesem projektu.
Dlatego należy ustalić to jeszcze przed startem projektu
Właściwym momentem na zdefiniowanie sukcesu projektu jest jego początek.
To moment, w którym można:
- ustalić oczekiwania interesariuszy
- określić najważniejsze kryteria sukcesu
- zdecydować, co będziemy mierzyć w projekcie
Dzięki temu po zakończeniu projektu odpowiedź na pytanie „czy to był sukces?” nie będzie kwestią opinii. Będzie wynikała z jasno ustalonych kryteriów.
Jeśli masz zapamiętać jedną rzecz
Zanim rozpoczniesz projekt sportowy, spróbuj odpowiedzieć na trzy pytania:
- Kto powinien uznać ten projekt za sukces?
- Co dla tych osób lub organizacji będzie oznaczało sukces?
- Po czym konkretnie to poznamy?
Jeśli potrafisz to jasno zapisać jeszcze przed startem projektu, znacznie łatwiej będzie nim zarządzać – i uczciwie ocenić jego efekty.
Możesz użyć "Karty - Definicja i miernik sukcesu"