Wiele projektów sportowych zaczyna się podobnie.
- Jest pomysł.
- Jest energia.
- Jest termin.
I zaczynamy pierwsze spotkanie organizacyjne. Najczęściej uczestniczą w nim osoby, które „będą to robić” – organizatorzy, koordynatorzy, czasem ktoś od promocji. To naturalne.
Ale potem może prowadzić do wielu poprawek…
Dlaczego to ma znaczenie
Na etapie koncepcji podejmowane są decyzje, które później trudno zmienić:
- jaki jest cel wydarzenia,
- jaki ma mieć charakter,
- do kogo jest kierowane,
- jakie działania towarzyszące wchodzą w zakres.
Jeśli przy pierwszym stole obecne są tylko osoby operacyjne, rozmowa naturalnie pójdzie w stronę:
- logistyki,
- kosztów,
- terminów,
- zakresu technicznego.
To nie jest błąd. To naturalny odruch.
Problem pojawia się wtedy, gdy:
- istotna perspektywa nie została uwzględniona na etapie koncepcji.
- ktoś ma inne oczekiwania.
- ktoś dowiaduje się o projekcie za późno.
- ktoś musi dostosować się do decyzji, w których nie brał udziału.
A przecież na etapie koncepcji projekt jest jeszcze najbardziej elastyczny.
Nie chodzi o to, by wszyscy siedzieli przy jednym stole
To ważne. Nie chodzi o zapraszanie wszystkich do współtworzenia koncepcji. Istotne jest to by żadna istotna perspektywa nie została pominięta w myśleniu o projekcie.
W sporcie oznacza to najczęściej uwzględnienie m.in.:
- partnerów instytucjonalnych,
- związku sportowego,
- użytkowników i zarządzających obiektem,
- społeczności lokalnej (mieszkańców, organizacji, szkół),
- sponsorów,
- wolontariuszy,
- uczestników wydarzenia,
- dostawców,
- kibiców.
Nie każdy z nich musi być zaproszony do rozmowy. Ale każdy, kto będzie odczuwał skutki projektu, powinien zostać rozpoznany.
W praktyce zarządzania projektami najpierw identyfikuje się osoby i grupy, które wpływają na projekt lub pozostają pod jego wpływem. Dopiero później decyduje się, w jakim zakresie je włączać.
Co zmienia obecność właściwych perspektyw?
Jeśli w rozmowie pojawia się ktoś, kto patrzy z perspektywy społeczności – zmienia się sposób projektowania wydarzenia.
- Jeśli pojawia się ktoś odpowiedzialny za rozwój dyscypliny – zmieniają się priorytety.
- Jeśli pojawia się perspektywa zarządzających obiektem – zmienia się sposób myślenia o dostępności i harmonogramie.
To nie jest kwestia liczby osób przy stole. To kwestia jakości reprezentowanych perspektyw.
Jeśli masz zapamiętać jedną rzecz
Zanim przejdziesz do budżetu i harmonogramu, zatrzymaj się i odpowiedz:
Kto realnie odczuje skutki tego projektu? Kto ma na niego wpływ? I czy jego perspektywa została uwzględniona?
Wypisz minimum 10 grup.
Zaznacz, które z nich są już reprezentowane w rozmowie.
Zastanów się, czy którejś brakuje.
To moment, w którym projekt jeszcze można skorygować bez kosztownych zmian.
Możesz użyć "Mapy interesariuszy projektu sportowego"