Zebranie trwa już godzinę. Na stole leży pomysł na nowe wydarzenie – turniej, bieg, festiwal sportu. Ktoś już myśli o dacie, ktoś inny o sponsorach.
I w pewnym momencie jedna osoba przy stole zadaje pytanie, które zawiesza rozmowę: A czy my w ogóle powinniśmy to robić?
To jedno z trudniejszych pytań w zarządzaniu projektami sportowymi. Nie dlatego, że odpowiedź jest skomplikowana. Ale dlatego, że rzadko pada wystarczająco wcześnie.
Dlaczego tak trudno zrezygnować z projektu
Nawet na początku trudno powiedzieć „nie róbmy tego”.
Czasem w tle jest grant lub dofinansowanie, które już zostało przyznane. Czasem partner, który publicznie zaangażował się w projekt. Czasem zarząd, który ma wobec niego oczekiwania. Czasem po prostu entuzjazm zespołu, którego nie chce się gasić.
Te powody nakładają się na siebie i razem tworzą silną presję, żeby iść dalej – nawet jeśli pojawiają się wątpliwości. Dlatego warto zadać pytanie czy powinniśmy to robić? Świadomie i wprost, zanim projekt nabierze własnego rozpędu.
Sygnały ostrzegawcze
Na etapie planowania warto zwrócić uwagę na kilka sytuacji, które mogą sugerować, że akurat ten projekt nie jest dobrym pomysłem.
Nie wiadomo po co powstaje
Jeśli na pytanie „co ten projekt ma zmienić?” pada odpowiedź wymijająca lub każdy przy stole odpowiada inaczej – to sygnał, że jego sens nie jest jeszcze dobrze przemyślany.
Projekt robimy tylko dlatego, że już robiliśmy podobne wcześniej
„Bo zawsze tak robiliśmy” albo „bo wypada” to słabe podstawy dla projektu. Jeśli jedynym powodem jest tradycja lub presja otoczenia – warto się zatrzymać.
Kluczowi interesariusze mają sprzeczne cele
Jeśli organizator, sponsor i samorząd mają zupełnie inne oczekiwania i nie ma szans na ich pogodzenie – projekt będzie ciężki do zrealizowania i trudny do oceny po zakończeniu.
To zły moment
Kalendarz sportowy, sytuacja finansowa organizacji, kontekst lokalny – czasem pomysł jest dobry, ale moment nieodpowiedni. Dobry projekt w złym momencie rzadko kończy się sukcesem.
Projekt angażuje zasoby kosztem czegoś ważniejszego
Jeśli realizacja projektu oznacza, że organizacja przestaje skupiać się na swoich podstawowych działaniach – warto zapytać, czy to zaangażowanie ma sens.
Ryzyko przewyższa potencjalne korzyści
Jeśli ewentualne niepowodzenie mogłoby poważnie zaszkodzić organizacji – finansowo, organizacyjnie lub wizerunkowo – to sygnał, żeby bardzo uważnie rozważyć decyzję o starcie.
A jeśli projekt już ruszył?
Zdarza się, że wątpliwości pojawiają się nie na początku, ale gdy projekt jest już w toku.
Wtedy decyzja o zatrzymaniu jest jeszcze trudniejsza. Włożono czas, energię, być może pieniądze. Partnerzy są zaangażowani. Trudno się wycofać.
Ale kontynuowanie projektu tylko dlatego, że już się rozpoczął, to ta sama pułapka co na początku – tyle że droższa.
Czasem najodpowiedzialniejszą decyzją wobec zespołu i partnerów jest zatrzymanie się i uczciwe powiedzenie: ten projekt nie ma sensu w tej formie.
Jeśli masz zapamiętać jedną rzecz
Pomyśl o projekcie, który obecnie planujecie w organizacji.
Zadaj sobie trzy pytania:
- Czy potrafimy jasno powiedzieć, po co robimy ten projekt?
- Czy jego realizacja nie zaszkodzi innym ważnym działaniom organizacji?
- Czy w przypadku problemów organizacja będzie w stanie ponieść konsekwencje finansowe lub wizerunkowe?
Jeśli na któreś z tych pytań trudno odpowiedzieć – to jest właśnie moment, żeby zadać wprost pytanie: czy powinniśmy to robić?